Datenschutzerklärung

Kurzfassung:

Generell ist die Nutzung unserer Website anonym möglich. Die Angabe personenbezogener Daten ist rein freiwillig und Sie werden immer darauf hingewiesen, wenn und zu welchem Zweck wir Daten von Ihnen speichern möchten. Personenbezogene Daten sind solche Daten, die ermöglichen, Sie zu identifizieren und/oder Kontakt zu Ihnen aufzunehmen, wie z.B. Ihr Name, Ihre Adresse oder E-Mail-Adresse.

Hier können Sie entscheiden, ob Sie uns erlauben, Ihren Besuch auf unserer Website statistisch auszuwerten, damit wir unser Angebot verbessern können:
Im Detail:

  1. Wer wir sind und wie Sie uns kontaktieren können
  2. Welche Daten wir (nicht) verarbeiten, wofür, wie lange und auf welcher Rechtsgrundlage
    1. Anonyme Nutzung unserer Website
    2. Protokollierung und Auswertung bei Angriffen
    3. Nutzung des Konferenzsystems
    4. Datenverarbeitung bei allgemeiner Kontaktaufnahme
  3. Freiwillige Angabe Ihrer Daten
  4. Empfänger der Daten
  5. Automatisierte Entscheidungsfindung, Profiling
  6. Ihre Rechte
  7. Ihr Recht auf Widerspruch
  8. Umgang mit Ihren Daten bei der Zahlungsabwicklung

  1. Wer wir sind und wie Sie uns kontaktieren können
  2. Verantwortlich für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen dieser Website ist die

    Hasso-Plattner-Institut für Digital Engineering gGmbH,
    Prof.-Dr.-Helmert-Str. 2-3,
    14482 Potsdam,
    Telefon: +49 (0)331 5509-0,
    E-Mail: hpi-info(at)hpi.de.

    Unseren Datenschutzbeauftragten erreichen Sie unter der Anschrift:

    Datenschutzbeauftragter der Hasso-Plattner-Institut für Digital Engineering gGmbH,
    Prof.-Dr.-Helmert-Str. 2-3,
    14482 Potsdam,
    datenschutz(at)hpi.de.

  3. Welche Daten wir (nicht) verarbeiten, wofür, wie lange und auf welcher Rechtsgrundlage
    1. Anonyme Nutzung unserer Website
    2. Sie können unsere Website anonym eingeschränkt nutzen. Wenn Sie unsere Website besuchen, teilt Ihr Web-Browser unserem Web-Server Ihre IP-Adresse mit, damit eine Kommunikation möglich ist. Über Ihre IP-Adresse können Sie möglicherweise identifiziert werden.

      Jeder Ihrer Zugriffe auf das Internetangebot der Hasso-Plattner-Institut für Digital Engineering gGmbH wird in Server-Log-Dateien mit folgenden Daten gespeichert:

      Sie bleiben damit beim reinen Besuch unserer Website für uns völlig anonym. Diese anonymen Daten werden ausschließlich statistisch ausgewertet.

    3. Protokollierung und Auswertung bei Angriffen
    4. Fehlermeldungen – die in aller Regel auf Angriffsversuche zurückgehen – werden aus Sicherheitsgründen mit vollständiger IP-Adresse protokolliert und ausgewertet. Diese Daten werden nach sieben Tagen gelöscht, wenn sie nicht ausnahmsweise (etwa als Beweismittel) länger benötigt werden.

      Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 lit. f DSGVO. Berechtigte Interessen an der Verarbeitung auf der Grundlage von Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 lit. f DSGVO sind die Gewährleistung der Funktionsfähigkeit und Sicherheit unserer Website sowie die Abwehr von Angriffen und sonstigen Missbräuchen.

    5. Nutzung des Konferenzsystems
    6. Wenn Sie mit einem Link an einen Raum im BigBlueButton Greenlight (imfolgenden System) teilnehmen, so ist der angegebene Name im Raum für den Organisator und dessen Vertreter sowie je nach Einstellung auch für alle Teilnehmer sichtbar. Grundlage für die Erhebhung des Names ist Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 lit. f DSGVO da dieser für die Nutzung des Systems erforderlich ist.

      1. Audioverbindung
      2. Der Nutzer hat nach Betreten eines Raumes die Wahl ob er eine Audioverbindung herstellt wird. Wird eine Audioverdingung hergestellt, so kann diese

        • undirektional "nur zuhören" oder
        • bidirektional "Mit Mikrofon", Hören und Sprechen

        erfolgen. Eine Datenübermittlung durch eine bidirektionale Audioverbindung an alle Teilnehmer im Raum erfolgt auf Grundlage eine Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 lit. a DSGVO. Der Status der Audioverbindung kann jederzeit geändert werden. Bereits übermittelte Daten sind vom Widerruf der Einwilligung unberührt.

      3. Videoverbindung
      4. Der Nutzer hat nach Betreten eines Raumes die Wahl ob er eine Videoverbindung mit dem Raum herstellt. Stellt er eine Videoverbindung mit dem Raum her so erfolgt die Datenübermittlung an alle Teilnehmer im Raum auf Grundlage einer Einwilligung Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 lit. a DSGVO. Der Status der Videoverbindung kann jederzeit geändert werden. Bereits übermittelte Daten sind vom Widerruf der Einwilligung unberührt.

      5. Nachrichten und Notizen
      6. Das System stellt die Funkitonen Nachrichten und Notizen für die Übermittlung von Textnachrichten bereit. Die Übermittlung einer Textnachricht zu einem einzelnen Teilnehmer oder zu allen Teilnehmern im Raum erfolgt auf Grundlage einer Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 lit. a DSGVO. Ein Widerruf für übermittelte Textnachrichten ist technisch nicht möglich.

      7. Presenterfunktion
      8. Das System stellt die Funktion zur Übermittlung von Inhalten vom Endnutergerät zur Verfügung. Eine Nutzung dieser Funktionalität und der damit verbundenen Datenübermittlung erfolgt auf Grundlage einer Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 lit. a DSGVO. Ein Widerruf für übermittelte Daten ist technisch nicht möglich.

      9. Anmerkungen
      10. Die Nutzung von Werkzeugen zu hinzufügen von Anmerkungen und der damit verbundenen Datenübermittlung erfolgt auf Grundlage einer Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 lit. a DSGVO. Ein Widerruf für übermittelte Daten ist technisch nicht möglich.

      11. Aufnahmen
      12. Der Organisator und berechtigte Personen im Raum können eine Aufnahme von allen übermittelten Daten der Punkte 2.3, 2.3.1 - 2.3.4 vornehmen. Eine Aufnahme ist optisch an einem roten Kreis in der Mitte des oberen Rands des Präsentationsbereich zu erkennen. Eine geplante Aufzeichnung wird vom Organisator oder berechtigten Personen bekannt gegeben. Wenn Sie einer Aufzeichnung nicht zustimmen, so müssen Sie den Raum vor der Aufnahme verlassen, indem Sie die Konferenz Verlassen Funktion wählen oder das Browserfenster schließen. Ein Widerruf für bereits übermittelte Daten ist technisch nicht möglich.

      13. Löschfristen
      14. Eine Speicherung der Daten die nach Punkt 2.3 - 2.3.5 übermittelt werden erfolgt nur kurzeitig zum Zweck der Bereitstellung des Dienstes 2.3 auf Grundlage nach Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 lit. f DSGVO. Spätestens nach Schließen des Raumes bzw. Beenden der Konferenzfunktion werden diese Daten gelöscht.

        Einfolgt eine Aufnahme nach 2.3.6 so werden die übermittelten Daten 2.3 - 2.3.5 gespeichert bis diese vom Organisator oder einer berechtigte Person gelöscht werden. Zweck der Speicherung ist die Nutzung im Bereich der Forschung und Lehre auf Grundlage von Art. 89 DSGVO. Eine weitergehende Verwendung zu anderen Zwecken von personenbezogenen Daten erfolgt nur nach ausdrücklichler Einwilligung durch die betroffene Person.

    7. Datenverarbeitung bei allgemeiner Kontaktaufnahme
    8. Wenn Sie uns anrufen oder eine Nachricht schicken, etwa über das Kontaktformular oder per E-Mail, benötigen wir Ihre E-Mail-Adresse, Ihre Postanschrift oder eine Telefonnummer, wenn wir Ihnen antworten sollen. Statt Ihres Namens können Sie auch ein Pseudonym verwenden. Diese Daten sowie Datum und Uhrzeit Ihrer Kontaktaufnahme werden wir ausschließlich zur Bearbeitung Ihrer Anfrage verwenden. Ihre Daten werden von uns nicht an Dritte weitergegeben, sondern nur intern an diejenige Abteilung, die für Ihr jeweiliges Anliegen zuständig ist. Wir löschen Ihre Daten, sobald sie zu diesem Zweck nicht mehr benötigt werden, also in der Regel drei Monate nach dem letzten Kontakt mit Ihnen. Sollten Sie Rückfragen haben, melden Sie sich daher bitte innerhalb von drei Monaten noch einmal. Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung sind Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 Buchstaben b und f DSGVO. Berechtigtes Interesse bei Verarbeitung auf der Grundlage von Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 Buchstabe f DSGVO ist es, Ihre Anfrage zu erfüllen.

      Ausnahmen: Geschäfts- und Handelsbriefe und andere steuerrelevante Unterlagen müssen wir zur Erfüllung der handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungspflichten speichern; wir löschen sie bis zum 31. März des siebten Kalenderjahrs nach Entstehen, bei Buchungsbelegen des elften Kalenderjahrs nach Entstehen. Auf diese Daten hat unsere Buchhaltung Zugriff. Rechtsgrundlage für die steuerrechtliche Aufbewahrung ist Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 Buchstabe c DSGVO i.V.m. §§ 147 AO, 257 HGB.

      Wenn Ihre Anfrage einem besonderen Zweck dient (z.B. Anmeldung, Angebotsanfrage, Newsletter-Bestellung), dann gelten für die Datenverarbeitung in diesem Zusammenhang ausschließlich die Erläuterungen in dem jeweiligen Abschnitt zu dem besonderen Zweck.

    9. Freiwillige Angabe Ihrer Daten
    10. Sie sind nicht verpflichtet, uns personenbezogene Daten bereitzustellen. Stellen Sie uns bestimmte Daten nicht bereit, die wir benötigen, um Ihre Anfrage zu bearbeiten (zum Beispiel eine Kontaktmöglichkeit, wenn Sie eine Antwort von uns bekommen wollen), kann es sein, dass wir Ihre Anfrage nicht erledigen können. Im Rahmen besonderer Verfahren (z.B. wenn Sie sich zu einer Veranstaltung oder für unseren Newsletter anmelden) kann es ggf. erforderlich sein, dass Sie uns bestimmte Angaben bereitstellen, weil wir sonst z.B. Ihre Anmeldung nicht bearbeiten oder Ihnen den Newsletter nicht senden können. Hierauf weisen wir Sie gesondert hin.

    11. Empfänger der Daten
    12. Ihre personenbezogenen Daten verbleiben grundsätzlich in unserem Verantwortungsbereich, außer in besonderen Ausnahmefällen (z.B. Kooperationsveranstaltungen), in denen wir Sie aber ausdrücklich informieren, an wen Ihre Daten gehen. Bei Bedarf kann es zudem erforderlich werden, Ihre Daten an externe Berater weiterzugeben, etwa im Fall von Rechtsstreitigkeiten an Rechtsanwälte (Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 Buchstabe f DSGVO; Zweck und berechtigtes Interesse: Ausübung, Verteidigung oder Geltendmachung von Rechtsansprüchen). Unsere Administratoren haben technisch notwendig die Möglichkeit, auf mittels IT verarbeitete Daten zuzugreifen. Unser Datenschutzbeauftragter hat nach Art. 37, 38 DSGVO umfassende Kontrollrechte und damit Zugriff auf personenbezogene Daten (Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 Buchstabe c i.V.m. Art. 37, 38 DSGVO). Weitere Empfänger Ihrer Daten führen wir in den Erläuterungen zu den jeweiligen Datenverarbeitungen auf. In bestimmten Fällen müssen wir Ihre personenbezogenen Daten Dritten offenlegen, damit Sie die gewünschte Leistung erhalten können, namentlich an Erfüllungsgehilfen wie Banken und andere Zahlungsdienstleister sowie Postdienstleister. In bestimmten Bereichen wie dem Web-Hosting und dem E-Mail-Hosting setzen wir spezialisierte Dienstleister ein. Diese sind mit einem Vertrag über Auftragsverarbeitung strikt an unsere Weisungen gebunden und dürfen die Daten nicht zu eigenen Zwecken verarbeiten. Sollen in besonderen Fällen (z.B. Kooperationsveranstaltungen mit Partnern außerhalb der EU) Ihre Daten in Drittländer übermittelt werden, informieren wir Sie hierüber und soweit vorgeschrieben auch über Rechtsgrundlage und Datenschutz-Niveau gesondert.

    13. Automatisierte Entscheidungsfindung, Profiling
    14. Eine automatisierte Entscheidungsfindung findet nicht statt.

    15. Ihre Rechte
    16. Unter den jeweiligen gesetzlichen Voraussetzungen haben Sie hinsichtlich der Sie betreffenden personenbezogenen Daten ein Recht auf Auskunft, auf Berichtigung oder Löschung, auf Einschränkung der Verarbeitung, auf Widerspruch gegen die Verarbeitung und auf Datenübertragbarkeit. Insbesondere haben Sie das Recht, jederzeit der Verarbeitung Ihrer Daten zu Werbezwecken zu widersprechen, ohne dass dafür andere Kosten als die Übermittlungskosten nach den Basistarifen Ihres Anbieters (also z.B. die Kosten einer E-Mail = meist keine) entstehen. Dies gilt beispielsweise, wenn Sie sich zu einer Veranstaltung angemeldet haben und nicht über ähnliche Veranstaltungen informiert werden wollen. Wenn die Datenverarbeitung auf einer Einwilligung beruht, haben Sie das Recht, Ihre Einwilligung jederzeit zu widerrufen, ohne dass die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung oder die Verarbeitung auf einer anderen Rechtsgrundlage berührt wird. Wenn Sie diese Rechte nutzen wollen, können Sie am einfachsten an datenschutz@hpi.de schreiben oder für Widerruf bzw. Widerspruch bei E-Mails auf den Link zum Abbestellen klicken, den Sie in jeder E-Mail finden. Wenn wir Sie anrufen, können Sie uns dies natürlich auch direkt im Gespräch sagen.

      Sie haben zudem das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns zu beschweren, zum Beispiel bei der für uns zuständigen Aufsichtsbehörde: Die Landesbeauftragte für den Datenschutz und für das Recht auf Akteneinsicht, Stahnsdorfer Damm 77, 14532 Kleinmachnow, Telefon: +49 (0)33203 356-0, Telefax: +49 (0)33203 356-49, E-Mail: poststelle(at)lda.brandenburg.de.

      Wenn Sie irgendwelche Fragen und Wünsche zum Datenschutz haben, können Sie sich natürlich auch jederzeit einfach an uns wenden: Ihr Kontakt ist datenschutz(at)hpi.de

    17. Ihr Recht auf Widerspruch
    18. Soweit eine Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten auf Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 lit. e oder f DSGVO beruht, haben Sie das Recht zum Widerspruch gegen die Verarbeitung gemäß Art. 21 DSGVO. Erfolgt Ihr Widerspruch aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen. Richtet sich Ihr Widerspruch gegen Direktwerbung einschließlich Profiling, soweit es mit solcher Direktwerbung in Verbindung steht, werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr für diese Zwecke verarbeiten.

    Stand: 08.06.2020